SAP estabelece normas ao Programa SP Sem Papel

Resolução SAP-163, de 2-12-2019

Estabelece normas relativas ao Programa SP Sem
Papel no âmbito da Secretaria da Administração
Penitenciária

O Secretário da Secretaria da Administração Penitenciária,
considerando:
- o Decreto Estadual 64.355, de 31-07-2019, que institui o
“Programa SP Sem Papel”;
- a edição do Manual de orientação para uso do ambiente
digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel, por
meio da Resolução SG 057, de 30-09-2019;
- os princípios de eficiência, sustentabilidade, economia de
gastos e transparência de informações;
- a necessidade de garantir a produção padronizada e
racional de documentos.
Resolve:
Artigo 1º- A partir de 02-12-2019, a produção, gestão,
tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a
documentos e informações arquivísticas de novos documentos,
na Secretaria da Administração Penitenciária, deverão ser feitos
exclusivamente no ambiente oficial de gestão documental do
Estado de São Paulo (https://www.spsempapel.sp.gov.br), doravante denominado Ambiente Oficial, observadas as disposições
do artigo 11 do Decreto 64.355, de 31-07-2019, e atendidos os
requisitos previstos nesta resolução.
§1º - Os documentos cadastrados no sistema Spdoc anteriormente ao dia 02-12-2019, seguirão sua tramitação em papel
até o seu arquivamento, observado os prazos previstos nas
Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração
Pública do Estado.
§2º - Após a data estabelecida no caput, ficam vedados o
cadastro e a autuação de novos documentos no sistema Spdoc,
salvo os casos definidos por esta resolução.
§3º - Os documentos existentes nas Unidades Administrativas que foram cadastrados no sistema anterior, o Sistema
Gestão Documental – GDOC, permanecerão sendo cadastrados
no Spdoc para tramitação ou inserção de novos documentos,
pelas unidades com atribuições de Protocolo.
Artigo 2º - A tramitação de documentos entre a Secretaria da
Administração Penitenciária e demais órgãos da Administração
Pública ou da sociedade civil que não estiverem integrados ao Programa sem Papel dar-se-á, preferencialmente pelos meios digitais
oficiais, em especial o e-mail institucional dos servidores da Pasta.
Artigo 3º - Caberá ao(s) Protocolo(s) que compõem a estrutura administrativa da SAP a normatização dos procedimentos
de gestão do sistema e de guarda de documentos em papel
que forem digitalizados e inseridos no Programa SP Sem Papel,
respeitadas as orientação gerais emanadas pelo Arquivo Público
do Estado de São Paulo.
Artigo 4º - Os documentos assinados digitalmente pelas
Autoridades Competentes por meio do Programa SP Sem Papel,
terão plena validade jurídica, nos termos do Decreto Estadual
65.355, de 31-07-2019.
Artigo 5º - É obrigatório, a todos os servidores das áreas
administrativas, a certificação no curso de Educação à Distância
– EAD do ambiente de treinamento do Programa SP Sem Papel,
disponilibilizado no https://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br.
Artigo 6º - O acesso ao Programa SP Sem Papel poderá ser
realizado por todos os servidores da Pasta, que realizam trabalhos administrativos, mediante usuário e senha, criados a partir
do CPF e do e-mail institucional do servidor.
§1º - Caberá aos Dirigentes/Diretores de cada área, solicitar
ao Departamento de Tecnologia da Informação – DTI, a criação
de e-mail institucional para os servidores, que desenvolvem
trabalhos administrativos.
§2º - Caberá ao Departamento de Tecnologia da Informação -
DTI, administrador local do Programa SP Sem Papel, a gestão dos
usuários da Sede, das Coordenadorias e das Unidades Prisionais.
Artigo 7º - Cabe a todas as unidades administrativas da
Pasta, a gestão documental por meio do Programa SP Sem Papel
em sua respectiva área de atuação.
§1º - A autuação de processos no SP Sem Papel deverá ser
realizada pela Autoridade Competente, observando as normas e
orientações vigentes dispostas no Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado
de São Paulo.
I - nos casos do §1º a Autoridade Competente deverá obrigatoriamente assinar a folha líder.
§2º - Os documentos produzidos digitalmente deverão ser
tramitados diretamente para os locais listados a seguir, salvo em
casos de restrição de acesso.
I - locais de entrada para tramitação dos Departamentos e
Setores da SEDE – SAP:
a)para os documentos que vão para o Gabinete do Secretário, usar: Núcleo de Apoio Administrativo – GS-NAA;
b)para os documentos que vão para a Chefia do Gabinete,
usar: Núcleo de Apoio Administrativo – CG-NAA;
c)para documentos que vão para o Departamento de
Recursos Humanos - DRHU, usar: Núcleo de Apoio Administrativo – DRHU-NAA;
d)para os documentos que vão para o Departamento de
Engenharia, usar: Núcleo de Apoio Administrativo – DENG-NAA;
e)para os documentos que vão para Corregedoria da
Administrativa do Sistema Penitenciário, usar: Núcleo de Apoio
Administrativo – CASP-NAA;
f)para os documentos que vão para a Ouvidoria do Sistema
Penitenciário, usar: Ouvidoria;
g)para os documentos que vão para a Escola da Administração Penitenciária, usar: Centro Administrativo – EAP-PROT;
h)para os documentos que vão para o Departamento de
Controle e Execução Penal, usar – DCEP;
i)para os documentos que vão para o Departamento de
Inteligência e Segurança da Administração Penitenciária, usar
– DISAP;
j)para os documentos que vão para o Departamento de
Administração, usar – DEPTO-ADM;
k)para os documentos que vão para a Consultoria Jurídica,
usar – CJ;
l)para os documentos que vão para o Departamento de
Tecnologia da Informação, usar – DTI;
m)para os documentos que vão para o Museu Penitenciário,
usar – MPP;
n)para os documentos que vão para o Comitê de Ética em
Pesquisa, usar – Comite-Etica;
o)para os documentos que vão para o Grupo Setorial de
Planejamento, Orçamento e Finanças Públicas, usar - GSPOF;
p)os documentos que não se enquadrarem nas alíneas anteriores deverão ser enviados ao setor de Protocolo, usar: Núcleo
de Comunicações Administrativas – DA-NCA-PROT.
II - locais de entrada para tramitação dos Setores das
Coordenadorias:
a)Coordenadoria de Unidades Prisionais da Região Metropolitana de São Paulo: Coremetro - Centro de Apoio Administrativo – CORE-CAA;
b)Coordenadoria de Unidades Prisionais da Região do Vale do
Paraíba e Litoral: CVL - Centro de Infraestrutura/Protocolo – CVL-CI;
c)Coordenadoria de Unidades Prisionais da Região Central
do Estado: CRC - Centro de Infraestrutura/Protocolo – CRC-PROT;
d)Coordenadoria de Unidades Prisionais da Região Noroeste do Estado: CRN - Centro de Infraestrutura – CRN-CAA;
e)Coordenadoria de Unidades Prisionais da Região Oeste
do Estado: CRO - Centro de Apoio Administrativo – CRO-CAA;
f)Coordenadoria de Saúde do Sistema Penitenciário: CSAÚDE - Centro de Infraestrutura/ProtocolO – CS-CI-PROT;
g)Coordenadoria de Reintegração Social e Cidadania: CRSC
- Centro de Infraestrutura – CRSC-CIE.
Artigo 8º - Os documentos avulsos recebidos em papel,
oriundos de outros órgãos da Administração Pública ou da
sociedade civil, deverão ser digitalizados, capturados para o
Programa SP Sem Papel e informado ao interessado o número
do registro fornecido pelo sistema.
§1º - Preferencialmente, os documentos originais deverão
ser devolvidos ao remetente imediatamente após a digitalização.
§2º - Na impossibilidde da devolução dos documentos
originais ao remetente, estes deverão ser arquivados em ordem
cronológica de cadastramento pelas unidades de protocolo,
anotado seu número de registro fornecido pelo sistema.
Artigo 9º - A abertura e a tramitação de processo, expediente ou documento, em meio físico, somente serão permitidas nas
situações em que:
I.houver indisponibilidade temporária do sistema e, simultaneamente, comprometimento de prazos legais ou administrativos;
II.a matéria apresentar caráter de urgência ou emergência,
devidamente declaradas pela Autoridade Competente, para
justificar autuação e cadastramento no Sistema Spdoc;
III.prontuários relacionados a vida funcional do Servidor
Público;
IV.prontuários referentes a Pessoa Presa;
V.relatórios dos sistemas oficiais da Pasta.
Artigo 10 - A digitalização de documentos em papel para
inclusão no sistema, deverá permitir o reconhecimento ótico de
caracteres (tecnologia OCR), respeitar a resolução mínima de
200 dpi e cada documento digital não deverá ultrapassar os 10
Mb de tamanho, formato pdf-a.
Artigo 11 - Em caso de dúvidas, os servidores poderão
acessar o “Manual de orientação para uso do ambiente digital
de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, através do
link: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/legislacao/
ResolucaoSG_Manual_SPSemPapel.pdf.
Artigo 12 - Para atendimento em caso de dúvidas técnicas,
os servidores da Secretaria da Administração Penitenciária deverão abrir chamado através do email: servicedesk@sap.sp.gov.br,
em caso de dúvidas procedimento de gestão documental através
do email: protocolocada@sap.sp.gov.br.
Artigo 13 - Esta resolução se aplica às Coordenadorias de
Unidades Prisionais: da Região Metropolitana de São Paulo, do
Vale do Paraíba e Litoral, da Região Central do Estado, da Região
Noroeste do Estado, da Região Oeste do Estado, à Coordenadoria de Saúde do Sistema Penitenciário, à Coordenadoria de
Reintegração Social e Cidadania e ao Conselho Penitenciário do
Estado, respeitando suas respectivas estruturas organizacionais.
Artigo 14 - Esta Resolução entrará em vigor na data de
sua publicação


* Esta publicação não substitui a original;
** Diario oficial de 03/12